ORDRE DU JOUR PROVISOIRE de l’A.G. Hainaut – Brabant wallon du 09.12

Madame,

Monsieur,

A la demande du comité de l’EPR HBw, nous vous adressons l’ordre du jour provisoire de l’assemblée générale de l’EPR qui se tiendra le samedi 09/12/2023 à partir de 10 h dans les locaux de la société colombophile de Nivelles, Chemin Guenette 1a à 1400 Nivelles.

Nous vous informons, dès à présent, que cette réunion est réservée aux président(e)s des sociétés de l’EPR, le cas échéant, remplacé(e) par un membre de leur comité dûment mandaté. Cette réunion n’est pas ouverte au public. La presse spécialisée sera invitée à cette réunion.

Nous vous rappelons la procédure prévue aux articles 27 et suivants des statuts de la RFCB et vous adresserons l’ordre du jour définitif de cette réunion dans les délais impartis.

Les itinéraires des différentes régions de l’EPR vous seront communiqués en fin de semaine.

Nous vous souhaitons bonne réception de la présente et vous prions, Madame, Monsieur, d’agréer nos salutations distinguées

Pour l’EPR HBw,

Par ordre,

Le secrétaire administratif,

P.Marsille

Ordre du jour provisoire AG HBw 09-12

POUR MEMOIRE: extrait des statuts visés ci-dessus (ndlr)

Entités provinciales (E.P.)
et
Entités provinciales regroupées (E.P.R.)

Art. 27 (AGN 25.02.2015)
Le Conseil d’Administration et de Gestion National détermine le nombre des EP/EPR qui s’engagent à observer
les règlements de la RFCB Le fonctionnement des EP/EPR est déterminé par les dispositions prévues par le
règlement d’ordre intérieur. Les EP/EPR pourront librement organiser annuellement leurs journées des
champions à l’exception du week-end où les Journées Nationales sont organisées.
Toutes les sociétés affiliées à la RFCB feront obligatoirement partie de leur EP/EPR.
Les entités provinciales ( 10 provinces) seront regroupées par la RFCB en entités provinciales réunies en
fonction de leur nombre d’affiliés.
Toutefois, si la constitution Belge subit des modifications, le Conseil d’Administration et de Gestion National
pourra adapter le règlement d’ordre intérieur conformément aux accords qui seront pris entre les parties
concernées.

Art. 28 (AGN 26.10.2018)
Chaque EP/EPR est dirigée par un comité composé des mandataires élus en son sein conformément aux
dispositions du Règlement d’Ordre Intérieur. Il se réunira en fonction de ses besoins de gestion et en fonction du
budget octroyé.
Ce comité suivra les directives et règlements de la RFCB
Les budgets des EP/EPR doivent être approuvés et fixés annuellement par le Conseil d’Administration et de
Gestion National qui peut autoriser éventuellement les EP/EPR à rechercher de nouvelles ressources provenant
de leurs membres et dont l’usage serait motivé et déterminé.
En cas d’extrême urgence, il pourrait être demandé aux membres du Comité des EP/EPR de se prononcer sur une
question précise par voie postal.
Cette demande leur est adressée à l’initiative du Président du Comité de l’EP/EPR avec l’assistance des services
administratifs compétents.

Le Comité de l’EP/EPR ne peut valablement délibérer que si une majorité simple des mandataires élus est
présente.
Si cette condition n’est pas remplie, une seconde réunion pourra être convoquée dans les 5 jours, assemblée qui
délibérera des mêmes sujets quel que soit le nombre de membres présents.

Art. 29 (AGN 26.10.2018 – 23.10.2020 – 26.02.2021 – 20.01.2023)
Les EP/EPR doivent obligatoirement tenir une Assemblée annuelle de toutes leurs sociétés qui doit avoir lieu au
moins quatre semaines avant l’Assemblée Générale Nationale de janvier ou février.
Il est toutefois conseillé aux EP/EPR de tenir une autre Assemblée Générale début du mois d’octobre et ce en
prévision de l’Assemblée Générale Nationale de fin octobre.
En cas de force majeure, ne permettant pas la tenue d’une telle Assemblée Générale, les EP/EPR devront
envisager une Assemblée Générale Extraordinaire sur base d’une procédure écrite leur permettant de consulter
leurs sociétés.
Les points suivants devront obligatoirement figurer à l’ordre du jour de toute Assemblée Générale :
– l’ordre du jour provisoire de l’Assemblée Générale Nationale ;
– les propositions éventuelles introduites conformément aux dispositions prévues par le présent
article 29.
Les Assemblées Générales d’EP/EPR sont convoquées par les comités des EP/EPR dans les délais prévus selon
les dispositions du règlement d’ordre intérieur c.à.d. l’ordre du jour provisoire quatre semaines avant la date de
l’Assemblée Générale et l’ordre du jour définitif, quinze jours avant la date de l’Assemblée.
Cette ordre du jour provisoire sera aussi détaillé que possible pour les affaires sportives afin de permettre aux
sociétés d’introduire les propositions, comme prévu au paragraphe suivant de cet article.
Pour figurer à l’ordre du jour définitif de l’Assemblée Générale, les propositions doivent être introduites
soit par le comité de l’EP/EPR, soit par un ou plusieurs affiliés à la RFCB ; dans ce cas elles doivent être
contresignées par les membres du Comité Directeur ( Président, Secrétaire, Trésorier) d’un cinquième des
sociétés affiliées à l’EP/EPR.
Les propositions doivent parvenir par écrit au siège de l’EP/EPR au moins vingt jours avant la date fixée pour
l’Assemblée.
Seuls les points figurant à l’ordre du jour peuvent être traités à l’Assemblée Générale de l’EP/EPR.
Les propositions éventuelles ne seront prises en considération que si elles sont introduites par une société
concernée par la proposition. Ceci est également d’application pour les sociétés qui contresignent la proposition.
En cas de circonstances exceptionnelles imposées par les autorités, les réunions des EP/EPR se tiennent (i) au siège
social, ou (ii) au lieu indiqué dans les convocations, en Belgique ou (iii) par conférence téléphonique ou
visioconférence.
Dans l’hypothèse d’une conférence téléphonique ou d’une visioconférence, l’ensemble des copies ou autres
documents écrits confirmant ou exprimant le vote des membres de l’EP/EPR serviront de preuve de l’existence et
du contenu de la décision prise. Ils serviront de base à la préparation du procès-verbal, qui sera approuvé lors de
la réunion suivante de l’EP/EPR.
Si cette réunion se tient à nouveau sous la même forme de prise de décision interactive (conférence téléphonique
ou visioconférence), une copie du procès-verbal sera remise au préalable à chaque membre de l’EP / EPR qui
communiquera ses éventuels commentaires. Le secrétaire de l’EP/EPR s’occupe ensuite de la préparation finale
du procès-verbal. Celui-ci sera signé par le Président de l’EP/EPR.
Si une proposition est soumise au vote, celle-ci sera considérée comme rejetée en cas de parité de voix.
Les sociétés de l’EP/EPR ne peuvent valablement délibérer que si une majorité simple des sociétés est présente.
Si cette condition n’est pas remplie, une seconde assemblée pourra être convoquée dans les 5 jours, assemblée
qui délibérera des mêmes sujets quel que soit le nombre de membres présents.

Art. 30
Aux Assemblées Générales des EP/EPR les sociétés possèdent une voix par membre régulièrement affilié et
licencié avant le premier juillet de l’année en cours.
Par membre régulièrement affilié et licencié, il faut entendre tous les membres dont la cotisation de la RFCB est
payée par une société colombophile comme prévu par les dispositions des articles 7 et 8 des statuts de la RFCB
Les sociétés sont représentées à l’Assemblé Générale de l’EP/EPR par un membre de leur comité dont le nom,
ainsi que celui de son suppléant, seront communiqués à l’EP/EPR quinze jours avant la date de l’Assemblée
Générale.
Pour qu’un membre de la société puisse voter par procuration, la société doit envoyer la procuration au siège de
l’EP/EPR, cinq jours avant la date de l’Assemblée Générale de l’EP/EPR.